길고 복잡한 각종 신청서나 증명서의 명칭이 알기 쉽게 간단해지고 서식별로 고유의 번호가 부여됨에 따라, 민원서류를 

청하고 발급받는 과정에서 발생할 수 있는 혼란과 어려움이 크게 줄어들 전망이다. 

 또한 각 서식에 QR코드가 삽입되어 스마트폰만 있으면 관련된 정보를 쉽게 확인할 수 있게 된다.

우리나라의 행정서식 중 경우에 따라 서식명의 글자수가 30자에 이르는 등 지나치게 길거나 다른 서식명과 유사해 이용자의 불편을 초래하는 경우가 있었다. 

 특히, 한글을 잘 모르는 외국인들이 한국에 체류하는 동안 비자, 취업, 납세 등에 관해 안내받거나 필요한 서류를 준비하는 과정에서 어려움이 많았다.

 법령의 명칭이 길고 복잡한 경우에는 ｢법령 제명 약칭 기준｣(법제처예규 제445호,2022.3.14.제정시행)에 따라 약칭을 쓰고 있는데, 행정서식 또한 약칭을 사용한다면 이용자 편의와 행정효율의 증진은 물론, 같은 서식을 서로 다르게 불러서 생길 수 있는 혼란을 방지할 수 있다. 

 행정안전부(장관 이상민)는 ｢행정서식의 간편이름 및 큐알코드에 관한 규정｣을 제정*하고, 신청서나 증명서등 행정서식에 간편이름(약칭,약호)과 QR코드를 부여하여 이와 같은 불편을 줄여나갈 예정이다. 

  * ｢행정서식의 간편이름 및 큐알코드에 관한 규정｣, 행정안전부예규 제267호, 2023.11.16. 제정･시행

 ｢행정서식의 간편이름 및 큐알코드에 관한 규정｣의 주요 내용은 다음과 같다. 행정서식의 정식 명칭이 길거나 다른 서식과 명칭이 혼동되어 불편하거나, 외국인이 주로 사용하는 행정 서식을 대상으로 간편이름인 ‘약칭’과 ‘약호’를 비롯해 ‘QR코드’가 부여된다. 

① 약칭은 명칭이 너무 길거나, 여러 가지 다른 이름으로 불리고 있어 안내나 검색 등에 혼란이 발생하는 경우 부여된다.

 - 예를 들어 ‘다른 행정기관 등을 이용한 민원사항 신청서’의 약칭은 ‘어디서나민원신청서’로 간단해진다. 출산전후 휴가나 급여를 신청할 때 작성하는 ‘출산전후휴가신청서’, ‘유산·사산휴가 신청서’ 등은 ‘출산휴가급여신청서’로 통일된 약칭이 부여된다. 

② 서식의 명칭이 유사하거나, 주로 외국인이 많이 사용하는 행정서식들 위주로 한글을 잘 몰라도 쉽게 사용할 수 있도록 약호를 부여한다.  

 - 예를 들어 ‘사업장 변경신청서’ 영문서식의 약호는 ‘A522B’로, ‘정보공개청구서’의 약호는 ‘A249’로, ‘특례외국인 근로자 건설업 취업인정증’의 약호는 ‘C523’으로 할 수 있다.

 ※ A는 신청서의 영어표현인 Application, C는 증명서를 의미하는 Certificate에서 따온 것이며, 숫자는 무작위 배정됨

③ 마지막으로, 행정서식에 관한 설명과 민원서비스를 안내받을 수 있도록 해당 서식에 QR코드가 부여된다. 

 - QR코드로 접속하면 관련된 서식의 상세 설명을 비롯해 어느 창구에 제출해야 하는 지 등의 정보를 알 수 있다.

 올해 1월 중순까지 고용노동부의 ‘사업장 변경신청서’ 국문서식(A522A)과 영문서식(A522B)을 비롯한 4개 서식에 간편이름 부여를 완료했다. 

 상반기 중 행정안전부의 ‘정보공개 청구서’(A249)와 어디서나 민원신청서(A555)에도 간편이름이 부여될 예정이다.

 한편, 간편이름은 행정안전부와 관계부처의 협의를 거쳐 부여되며, 소관 행정기관은 서식의 정식 명칭 옆에 간편이름을 표기하게 된다. 

 간편이름 부여와 관련하여 각 기관에서 시행규칙을 개정해야 하는 경우 실제 반영되기까지는 최소 2개월 이상 소요된다.

간편이름의 부여가 진행 중인 행정서식의 종류는 ‘정부24’에서 확인할 수 있다.

 황명석 행정및민원제도개선기획단장은 “이용자의 입장에서 행정처리 중 불편사항을 찾아 해결하는 것이 정부혁신”이라며, “앞으로도 행정제도 중 불편사항을 찾아 관계기관과 함께 개선해 나갈 예정”이라고 말했다.